10 признаков хорошего аутсорсинга бухгалтерских услуг
Свою бухгалтерию можно отдавать только в надежные руки, и объяснять собственнику бизнеса эту аксиому нет необходимости. Вариантов бухгалтерского обслуживания несколько, а в последние годы аутсорсинг бухгалтерии, то есть передача учетных функций внешнему исполнителю, претендует на то, чтобы называться самым оптимальным из них. Первыми в России показали эффективность внешнего ведения бухгалтерии работающие здесь иностранные компании, уже оценившие удобство такого варианта у себя на родине. Девиз аутсорсинга бухгалтерских услуг – качество, выгода и удобство для клиента.
Неслучайно, по данным рейтинговых агентств, за последние пять лет объем российского рынка аутсорсинга функций бухучета вырос более чем в два раза, сравнявшись по востребованности с услугами налогового консалтинга. Исполнителей, оказывающих сторонние бухгалтерские услуги, немало, и выбирая лучшее из имеющихся предложений, стоит разобраться в том, на что надо обращать внимание при сравнении условий фирм-аутсорсеров.
1. Репутация компании на рынке бухгалтерских услуг
Рынок аутсорсинга бухгалтерских услуг в России активно развивается второй десяток лет, и основные игроки на нем уже известны. Также известны их клиенты, которые не только голосуют за свой выбор рублем, но и не скрывают своего мнения о качестве бухгалтерских услуг разных компаний. Это и благодарственные отзывы на страницах сайтов аутсорсеров, и рекомендации ваших знакомых, и мнения клиентов на форумах или в социальных сетях, а также рейтинги и другие источники информации.
Бухгалтерские услуги нужны всем, но если они некачественны, то могут оказаться не просто невыгодными, а даже губительными для вашего бизнеса. Отзывы клиентов бывают не только позитивными, негативные мнения тоже попадают в открытый доступ, а плохая слава, что называется, далеко бежит. Многолетняя хорошая репутация компании на рынке – это один из главных критериев ее эффективности. Аутсорсер, у которого нет высоких внутренних стандартов оказания бухгалтерских услуг, просто не сможет выдержать конкуренцию брендов.
2. Возможность ознакомиться с проектом договора оказания бухгалтерских услуг
Запросите для ознакомления проект договора компании на оказание бухгалтерских услуг. Хороший исполнитель будет скрупулезно прописывать в нем не только свои обязанности и условия оплаты, но и обязательства заказчика в документообороте. Аутсорсер, несущий ответственность за качество бухгалтерских услуг, которые он оказывает, будет требовать от заказчика своевременного и полного предоставления документации, без чего не возможен правильный учет и сдача отчетности.
Одним из главных преимуществ внешнего ведения бухгалтерии можно назвать гарантируемую материальную ответственность за ущерб, причиненный заказчику некачественным оказанием бухгалтерских услуг. Если штрафы и пени вызваны несовременным или неверным исполнением ваших обязательств по расчетам с бюджетом, то надежный аутсорсер обязуется их компенсировать. Убедитесь, что в проекте договора есть такой пункт.
3. Бесплатный экспресс-аудит вашей бухгалтерии
Поинтересуйтесь, может ли выбранная вами аутсорсинговая компания провести предварительное знакомство с вашей бухгалтерской отчетностью. Такой экспресс-аудит в интересах самого исполнителя бухгалтерских услуг. Это необходимо, чтобы оценить фронт работ и участки учета, которые, возможно, придется восстанавливать. Восстановление бухучета – это исправление ошибок бухгалтерской и налоговой отчетности и приведение ее к требованиям законодательства. Гарантировать вам по минимальным тарифам корректный бухучет без знакомства с реальной ситуацией могут только безответственные исполнители.
4. Гарантия соблюдения конфиденциальности
Бухгалтерский учет – это подноготная бизнес а, и естественно, что вас, как собственника, будет интересовать гарантия соблюдения конфиденциальности переданной вами информации. Такое условие должно быть обязательно прописано в договоре на оказание бухгалтерских услуг. Исполнитель должен гарантировать, что ваши данные, как в электронном, так и в бумажном формате будут сохранены в неизменном виде, а доступ к ним могут получить только те лица, которым вы это доверили.
5. Гибкая система ценообразования бухгалтерских услуг
Вы всегда должны ясно понимать, за какие именно бухгалтерские услуги и в каком объеме платите. Хорошая компания будет предлагать вам разную стоимость тарифов в зависимости от целого ряда факторов: системы налогообложения, количества работников, интенсивности хозяйственных операций, сдачи отчетности, необходимости ведения первичной документации. Особенно это важно, если ваша деятельность имеет сезонный характер или неравномерна, а значит, оплата бухгалтерских услуг в неизменной стоимости на протяжении всего года будет для вас невыгодна.
Оптимально, если по желанию вы можете иметь возможность отдать на внешнее обслуживание определенный участок своего учета или оговоренное число операций, а при необходимости в любой момент получить дополнительные бухгалтерские услуги. Если вы захотите ограничиться передачей на аутсорсинг только сдачи и проверки отчетности, вам должна быть предоставлена такая возможность. Так что, в вопросе ценообразования аутсорсер, заинтересованный в вас, как в клиенте, всегда сможет предложить максимально подходящий вариант.
6. Кадровый состав исполнителя бухгалтерских услуг
Стоит доверять фирме, которая может вести бухгалтерский учет в разных секторах экономики, имеет не просто обширный, а еще и узкоспециализированный профессиональный состав. Ее не поставит в тупик ваше желание участвовать в госзакупках, тендерах, проведение вами внешнеэкономических сделок, возмещение НДС из бюджета, определение налоговых рисков в договорах и т.д. Взаимозаменяемость сотрудников также важна. Если вашу бухгалтерию начал вести один специалист, то обслуживание должно быть организовано таким образом, что вы не заметите его уход в отпуск или на больничный, потому что всегда есть сотрудник, который его заменит.
Надежный исполнитель бухгалтерских услуг может подтвердить, что его сотрудники постоянно повышают квалификацию, обучаются на курсах и семинарах, имеют доступ к актуальной правовой базе. К слову, при внутреннем ведении бухучета нести подобные расходы приходится самому владельцу бизнеса.
Кроме того, отдав бухгалтерию на аутсорсинг, вы не будете заниматься ежедневным контролем специалиста, как это часто приходится делать со штатным сотрудником. Как заказчик, вы имеете дело с компанией, а не с конкретным профессионалом, отношения с которым могут сложиться или нет.
7. Представление интересов заказчика в налоговых органах
Хороший аутсорсер не оставит вас «один на один» при взаимодействии с надзорными органами. Исполнитель бухгалтерских услуг, имеющий многолетний опыт, знает, как реагировать на запросы ФНС и внебюджетных фондов, проходить камеральные, выездные и встречные проверки, представлять интересы заказчика не только в налоговых органах, но и в судебных инстанциях. В «копилке» надежной компании будут выигранные налоговые споры и серьезные суммы клиентских денег, которые удалось отстоять, возвращенный из бюджета НДС. Не секрет, что в общении с «налоговиками» есть своя региональная специфика, поэтому есть смысл выбирать федеральную компанию с разветвленной партнерской сетью или филиалами.
8. Налоговая оптимизация деятельности клиента
Бухгалтерская фирма должна быть заинтересована в том, чтобы предложить своему клиенту выгодную для него систему налогообложения, потому что сэкономленные деньги – это заработанные деньги. Выбор самого подходящего для вас налогового режима должен быть не голословным, а с обоснованием расчетов для разных вариантов налогообложения.
Специалисты, оказывающие бухгалтерские услуги, должны ориентироваться во всех тонкостях налогового законодательства. Это значит: уметь оперировать не только статьями Налогового кодекса и положениями ПБУ, но и находить подтверждение своего мнения в других нормативно-правовых актах, быть знакомыми с арбитражной практикой вашего региона, с рекомендациями Минфина и требованиями ФНС. Особенно это важно для молодого, только что созданного бизнеса, владелец которого может по незнанию пропустить сроки подачи уведомления на специальный налоговый режим.
Хорошая бухгалтерская компания предостережет клиента и от так называемых «налоговых схем», и от сомнительных советчиков, и от неверных решений на основе самостоятельно найденной информацией в сети Интернет. Российское законодательство в сфере налогов и учета достаточно объемное и сложное, изобилует разночтениями, неполными и неясными формулировками, различными толкованиями официальных органов по одному и тому же вопросу, а также многочисленными изменениями. Поэтому, как бы банально это ни звучало, доверяйте свои налоговые вопросы только профессионалам ‒ практикующим грамотным специалистам.
9. Возможность получить бесплатный период для тестирования качества бухгалтерских услуг
Не все компании, оказывающие бухгалтерские услуги, могут предложить новому клиенту тестовый период , потому что «не могут себе позволить» бесплатную работу сотрудников даже в течение несколько дней. Организовать тестовое бесплатное обслуживание может только компания, уверенная в том, что качество ее работы будет на высоте, и имеющая достаточный финансовый резерв для таких предложений.
10. Доступ к своей бухгалтерии из любого места
Использование современных компьютерных технологий при оказании бухгалтерских услуг – не просто условие удобства для клиента, а требование законодательства. Уже сейчас есть виды налоговой отчетности, которые принимаются только по электронным каналам связи. Вектор взаимодействия с контролирующими органами направлен на то, чтобы перевести платежи и отчетность в онлайн-режим, так как это значительно снижает трудозатраты на администрирование налогов и взносов.
Современный бизнесмен мобилен и может вести дела из любого места, где есть Интернет, поэтому весомым фактором, говорящим в пользу конкретного исполнителя бухгалтерских услуг, будет предоставление доступа в ваш личный онлайн-кабинет. Аутсорсер, идущий в ногу со временем, имеет собственное серьезное программное обеспечение, работающее в так называемом «облачном» формате. Функционал сервиса бухаутсорсера должен быть таким, чтобы вы могли в любое удобное для вас время отслеживать исполнение бухгалтерских услуг, оставлять вопросы и получать на них ответы, иметь свободный доступ ко всем своим документам и отчетности. В случае прекращения договора с аутсорером должна быть гарантирована беспрепятственная выгрузка вашей информационной базы.
Задачей исполнителя является предоставление оптимальных для вас бухгалтерских услуг. Вы, как клиент, имеете право знать, за что платите деньги. А чтобы под видом минимальных рыночных тарифов не столкнуться с «троянским конем для вашего бизнеса» - сравнивайте и анализируйте.
